Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan TEAK Oy:n henkilötietojen käsittelyä. Käsittelyn kohteena ovat asiakkaidemme, potentiaalisten asiakkaidemme tiedot hakija- ja opiskelijatietojärjestelmissä.

Selosteessa kerromme

1) Rekisterinpitäjän yhteystiedot ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
2) Mitä tietoja keräämme
3) Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja kuinka niitä voi käyttää
4) Mihin tietoja käytämme ja millä oikeusperusteella tietoja käsittelemme
5) Kuinka kauan säilytämme tiedot
6) Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot
7) Toimenpiteitä tietoturvallisuuden ja tietosuojan varmistamiseksi

Rekisterinpitäjän yhteystiedot ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

TEAK Oy
Rasintie 1A
64700 Teuva
Puh. 010 3977 000
Sähköposti info (at) teakoy.fi

Y-tunnus: 0872020-5

Tietosuojavastaava:
Turo Toivonen
Puh. 050 3948 802
Sähköposti tietosuoja (at) teakoy.fi


Mitä tietoja ja mihin tarkoitukseen ne keräämme

Tietojen käsittelyn tarkoitus ja tietolähteet

Opetushallinnollisten tehtävien hoitaminen sekä opetuksen, oppimisen ja tutkinnon suorittamisen suunnittelu edellyttävät rekisterin olemassaoloa.

Rekisteriä käytetään hakijoiden rekisteröintiin ja opiskeluoikeuden toteamiseen, opinto- ja tutkintosuoritusten kirjaamiseen, opetuksen, opintojen ja tutkintosuoritusten seurantaan ja suunnitteluun sekä tilastointitiedon keräämiseen.

Tiedot opiskelijahallintorekisteriin saamme pääsääntöisesti opiskelijalta itseltään tai työvoimahallinnolta.

Opiskelijalta kerättävät/opiskelijatietojärjestelmään tallennettavat tiedot

Opiskelijan henkilö- ja taustatiedot

Opiskelijan henkilötiedot, opiskelijanumero, syntymäaika, henkilötunnus, sukunimi, etunimet, kutsumanimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, kansalaisuus, kotimaa, kieli, kotikunta, opintojen tilapäinen keskeyttäminen, mahdollinen koulutuksen eropäivä ja eron syy, aiempi koulutus ja tutkinnot (oppilaitos, tutkinto, päivämäärä), aiempi alan työkokemus, tietojen luovuttamista koskeva lupa, työnantajan tiedot, rahoitusmuoto, laskutustieto, urasuunnitelma, tiedot annettavasta ja annetusta ohjauksesta ja muut mahdolliset koulutukseen liittyvät lisätiedot.

Koulutus- / tutkintotiedot

Koulutus / tutkinto, vastuuohjaaja, opiskelijan tavoitetutkintoa koskevat tiedot, koulutustunnus, mahdollinen osaamisala, suoritettavat opintokokonaisuudet ja opiskeluoikeuden alkamis- ja päättymispäivä.

Tutkintokoulutuksen sisältö- ja suoritustiedot

Opintojen laajuus, suorituksen päivämäärä, arvosana, kouluttaja ja opintokokonaisuus johon suoritus sisältyy.

Tutkinnon suorittamiseen liittyvät tiedot

Suunnitelma näytöistä, suoritettu/suoritetut tutkinnonosa/-osat, tiedot näyttöpaikoista, arvioinneista ja arvioijista.

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja kuinka niitä voi käyttää

Rekisteröidyllä on oikeuksia koskien TEAKin hallussa olevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

a) Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihin. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan vuoksi.

b) Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin.

c) Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

– Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta perustetta
– Rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta perustetta
– Tietojen käsittely on lainvastaista

d) Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä.

e) Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.

f) Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Rekisteröidyllä on oikeus saada antamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai suostumukseen perusten. Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen ei koske yritysten välisissä liikesuhteissa käsiteltyjä ammattilaisten yhteystietoja tapauksissa, joissa käsittely ei perustu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen, jonka osapuoli henkilö on.

g) Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, milloin tahansa tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen, jos käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen saattaa vaikuttaa mahdollisuutemme tarjota palveluita.

h) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilee henkilötietojaan käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi tulee ottaa yhteyttä TEAKin tietosuojavastaavaan.

Turo Toivonen
Puh. 050 3948 802
Sähköposti tietosuoja (at) teakoy.fi

Tunnistamisen varmistamiseksi tietojen poistaminen vaatii aina käynnin toimipaikassamme Teuvalla.

Mihin tietoja käytämme ja millä oikeusperusteella tietoja käsittelemme

TEAK Oy käsittelee henkilötietoja täyttääkseen lakisääteiset ja sopimusten mukaiset velvoitteet. Käsittelymme oikeusperusteita ovat:

Sopimukseen täytäntöön paneminen

Sopimusvelvoitteiden täyttäminen on pääasiallinen henkilötietojen käsittelymme oikeusperuste. Käsittelemme henkilötietoja koulutuspalvelun tuottamiseksi, siltä osin kuin on tarpeellista.

Lakisääteinen velvoite

Sopimusten lisäksi toimintaamme liittyy lakisääteisiä velvoitteita, joiden perusteella käsittelemme henkilötietoja. Esimerkkejä näistä ovat:

– Voimassa oleva ammatillisen koulutuksen lainsäädäntö
– Muut opetusviranomaisten ohjeet ja määräykset

Kuinka kauan säilytämme tiedot

Säilytämme opiskelijahallintorekisterissämme olevia tietoja niin kauan kuin opiskelu ja tutkinnon suorittaminen edellyttävät, huomioiden voimassa oleva ammatillisen koulutuksen lainsäädäntö ja muut asiaan liittyvät määräykset. Opiskelijahallintorekisteriämme päivitetään aina tarvittaessa.

Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot

Tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille, ellei ammatillisen koulutuksen järjestäminen ja siihen liittyvä lainsäädäntö tai määräykset sitä edellytä tai ellei opiskelija ole antanut erityistä lupaa tietojensa siirtämiseen (esim. nimen julkaisulupa valmistuttua).

Toimenpiteitä tietoturvallisuuden ja tietosuojan varmistamiseksi

Tietojen saatavuutta ja käytettävyyttä lisäävillä toimilla pyritään varmistamaan merkityksellisen tiedon saatavilla olo silloin kun sitä tarvitaan. Tällaisia toimia ovat järjestelmien toiminnan varmistaminen, varmuuskopioinnit ja tiedon oikea arkistointi.

Tietojen eheyttä pyritään turvaamaan järjestelmien tarkistusten ja valvonnan kautta. Turvatoimien ja ohjeistuksen tavoitteena on ehkäistä virheitä ja laiminlyöntejä tietojen käsittelyssä.

Tietojen luottamuksellisuus pyritään varmistamaan organisatorisilla ja teknisillä keinoilla. Organisatorisina keinoina toimivat mm. salassapitosopimukset, määritellyt toimintaprosessit, ohjeistukset ja henkilöstön koulutus. Teknisiä keinoja ovat mm. virus- ja haittaohjelmasuodatuksen toteutus, tietoliikenteen salaus, tietoverkon ja päätelaitteiden suojaus, tilojen lukitukset ja valvonta sekä paperiaineiston tuhoamisen osalta siihen erikoistuneen kumppanin käyttö.